二：項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理  

    項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理由7個(gè)步驟組成。這些步驟構(gòu)成的框架能有效利用風(fēng)險(xiǎn)和項(xiàng)目數(shù)據(jù)來影響必要的變動(dòng)，清楚地傳達(dá)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并采取持續(xù)的風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐，在整個(gè)項(xiàng)目過程中及時(shí)檢測新風(fēng)險(xiǎn)并盡量減少問題。這些步驟如下： 

（1）完成文件編制 

    不能充分編制文件的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對自己的項(xiàng)目所知甚少，就會承受更大的風(fēng)險(xiǎn)。此外，如果你缺乏數(shù)據(jù)，就很少有機(jī)會影響項(xiàng)目進(jìn)行必要的變動(dòng)，因?yàn)槟愕奶嶙h和協(xié)商沒有賴以支撐的足夠事實(shí)。 

    細(xì)致的項(xiàng)目文件讓你具備確認(rèn)項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)。本步驟的最終目的是設(shè)立并記錄項(xiàng)目計(jì)劃，使之符合項(xiàng)目目標(biāo)并切實(shí)可行。 

    項(xiàng)目文件分為三類：定義文件、規(guī)劃文件和階段性項(xiàng)目溝通文件。定義文件通常是最早編制的，它們包括高層項(xiàng)目評審、范圍陳述、項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目資助、人員配備和組織信息以及項(xiàng)目方法。規(guī)劃文件，比如項(xiàng)目工作細(xì)分結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目資源計(jì)劃，也在項(xiàng)目的最早階段編制，并在整個(gè)項(xiàng)目過程中，隨著變動(dòng)的批準(zhǔn)和新信息的出現(xiàn)而不斷得到補(bǔ)充。階段性項(xiàng)目溝通文件是在整個(gè)項(xiàng)目過程中積累起來的，它們包括狀態(tài)報(bào)告、會議記錄以及項(xiàng)目回顧。

    項(xiàng)目文件具備統(tǒng)一、易讀的格式才最有用，因此，你應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)母袷讲⒊种院?。要找到專人?fù)責(zé)文件的創(chuàng)建、保存和分發(fā)，確定如何及何時(shí)可以并應(yīng)該改動(dòng)文件。 

    只有當(dāng)需要文件的人員隨時(shí)可接觸到文件，文件才有價(jià)值。在網(wǎng)上存儲文件（附加適當(dāng)?shù)脑L問安全控制）是確保所有團(tuán)隊(duì)成員能接觸并依靠相同信息開展工作的有效途徑。 

（2）增進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作 

    完成高難度項(xiàng)目需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作、信任以及成員之間互助的意愿。在緊張情況下，鏈條總是在最薄弱環(huán)節(jié)斷裂。 

     要應(yīng)對這個(gè)問題，在項(xiàng)目人員彼此陌生的情況下盡量減少風(fēng)險(xiǎn)，辦法之一是舉行項(xiàng)目啟動(dòng)研討會。啟動(dòng)研討會是旨在增進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，并啟動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)程的活動(dòng)。良好的啟動(dòng)活動(dòng)能達(dá)成對項(xiàng)目目標(biāo)和重點(diǎn)的共同理解，避免浪費(fèi)時(shí)間和重復(fù)努力。它還能建設(shè)更有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，使得項(xiàng)目迅速、高效地開始。對小項(xiàng)目來說，啟動(dòng)會議可能只需要半天。而在大項(xiàng)目中，一系列的研討會可能要延續(xù)一周或更長時(shí)間。跟全球性團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，還要安排額外時(shí)間來適應(yīng)語言和文化等因素。 

    項(xiàng)目啟動(dòng)研討會要及早組織。要在日程、促進(jìn)者、所需信息、地點(diǎn)、時(shí)間以及參會人員等細(xì)節(jié)方面做足功夫。在討論和演示文稿中，要盡力讓人們對項(xiàng)目目標(biāo)、重點(diǎn)、主要交付成果以及團(tuán)隊(duì)成員的角色與責(zé)任形成共識。研討會之后，要向所有參會人員提供會議成果和決定的書面總結(jié)。把研討會中完成的工作以適當(dāng)方式結(jié)合到項(xiàng)目文件中。對研討會中制定的所有行動(dòng)事項(xiàng)和其他工作任務(wù)，要通過將其完成或添加到項(xiàng)目計(jì)劃中的方式加以跟進(jìn)。 
 
（3）選擇度量指標(biāo) 

    項(xiàng)目是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，因此一項(xiàng)度量指標(biāo)通常不足以監(jiān)控全程。使用的度量指標(biāo)過少可能導(dǎo)致決策或行為不當(dāng)，而度量指標(biāo)過多同樣會引發(fā)問題。首先是收集數(shù)據(jù)的成本和人力花費(fèi)過高。要努力確定一套符合企業(yè)目標(biāo)與價(jià)值的項(xiàng)目度量指標(biāo)，數(shù)量不多卻又能適應(yīng)全局。
 
    有用的度量指標(biāo)就是目標(biāo)。好的度量指標(biāo)還應(yīng)容易理解和收集。要明確需要衡量的是什么，如何衡量，并通過討論確定相關(guān)各方對過程有統(tǒng)一的理解。要確定衡量單位和精度，并在所有收集、評估和報(bào)告中使用相同的單位。例如，你可以決定將歷時(shí)估算的單位四舍五入至工作日。還有，要確定衡量的頻率。既要保證及時(shí)收集，以支持所需要的結(jié)果，又要防止收集數(shù)據(jù)過頻帶來不必要的管理費(fèi)用。 

    使用度量指標(biāo)之前，要跟該指標(biāo)影響到的各方進(jìn)行討論，努力讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所有成員就定義、數(shù)據(jù)的收集和使用計(jì)劃以及結(jié)果的意義達(dá)成共識。要事先獲取所有收集和提供數(shù)據(jù)人員的承諾。 

    在整個(gè)過程中，要讓衡量清晰可見。要迅速評估并報(bào)告數(shù)據(jù)，以確保及時(shí)反饋并及早發(fā)現(xiàn)重大偏差。 

（4）建立管理儲備 

    管理儲備是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的常用術(shù)語，其目的是減少不確定性?；谄谕L(fēng)險(xiǎn)建立的時(shí)間與預(yù)算儲備，可以使日程更為可靠。建立儲備不是放寬估算，也不是制定多個(gè)可選日程，以便迎合團(tuán)隊(duì)的拖沓，而是運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)測評信息設(shè)置適當(dāng)?shù)木彌_，使得項(xiàng)目能按承諾交付成果。 

    建立管理儲備依據(jù)兩個(gè)要素：已知風(fēng)險(xiǎn)和未知風(fēng)險(xiǎn)。第一個(gè)要素來自于計(jì)劃數(shù)據(jù)。未知風(fēng)險(xiǎn)則是無法預(yù)料與描述的風(fēng)險(xiǎn)。對未知風(fēng)險(xiǎn)做明確規(guī)劃是不可能的，但來自以前項(xiàng)目的度量指標(biāo)可以就風(fēng)險(xiǎn)大小提供指導(dǎo)。

    運(yùn)用項(xiàng)目資源分析和風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)來確定需要多少儲備。預(yù)算儲備可用來加快工作，提供額外資源，或采取其他必要行動(dòng)以確保日程。
 
    既關(guān)注預(yù)算儲備，又不能將其用于跟風(fēng)險(xiǎn)無關(guān)的項(xiàng)目變動(dòng)，這可能是個(gè)挑戰(zhàn)。在技術(shù)項(xiàng)目中，管理預(yù)算儲備通常比管理日程儲備容易，因?yàn)橛嘘P(guān)資金和資源的決策一般由項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人甚至由企業(yè)更高層人員做出。 

 （5）爭取明確支持 

    高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目需要得到能夠調(diào)動(dòng)的一切幫助，因此，要努力為自己的項(xiàng)目爭取并保持高優(yōu)先度和看得見的支持。尤其在高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目中，你需要得到以下承諾：迅速解決升級的問題，保護(hù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)免受沖突和非項(xiàng)目承諾的影響，批準(zhǔn)所要求的任何管理儲備。 

    爭取支持的最初討論專注于概要，因此編寫清楚、信息豐富的概要至關(guān)重要。在準(zhǔn)備用于討論的項(xiàng)目信息時(shí)，要包含高層目標(biāo)、里程碑項(xiàng)目日程表、項(xiàng)目評估，以及主要任務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)概要。如果你的計(jì)劃顯示當(dāng)前項(xiàng)目規(guī)劃跟所要求的項(xiàng)目目標(biāo)不匹配,你還應(yīng)該有若干高層建議，描述可行替代方案。 

    擁有數(shù)據(jù)是成功的關(guān)鍵，因?yàn)樵诖祟愓勁兄校α繉Ρ炔焕谀?。雖然資助者和經(jīng)理們?nèi)菀讓?dān)憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實(shí)就難多了。有證明文件的歷史數(shù)據(jù)支持的任何項(xiàng)目信息都可以成為以事實(shí)為基礎(chǔ)的目標(biāo)談判的起點(diǎn)。 

（6）確認(rèn)項(xiàng)目計(jì)劃 

    討論和協(xié)商后，要確認(rèn)你們就項(xiàng)目達(dá)成共識。要證實(shí)你有被資助者、其他相關(guān)各方以及你自身和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所接受的、支持項(xiàng)目目標(biāo)的計(jì)劃。
 
    要使用來自于規(guī)劃過程的，并經(jīng)商議變動(dòng)過的項(xiàng)目文件，以建立項(xiàng)目基線規(guī)劃記錄。在終定計(jì)劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個(gè)過程中包含階段性風(fēng)險(xiǎn)重估活動(dòng)。在這些評審中，要辨識額外的風(fēng)險(xiǎn)，并更新應(yīng)變計(jì)劃。 

公布最終項(xiàng)目文件，并將其分發(fā)，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目整個(gè)過程中接觸并使用它們，以管理進(jìn)度。如有可能，將項(xiàng)目文件放到網(wǎng)上，讓每個(gè)人都隨時(shí)訪問最新版本。在設(shè)定項(xiàng)目基線時(shí)，要固定所有具體要求。要同時(shí)設(shè)定項(xiàng)目范圍和基線計(jì)劃，必須運(yùn)用既定的變動(dòng)流程，才能對兩者進(jìn)行改變。 

    為了讓風(fēng)險(xiǎn)清晰可見，要為當(dāng)前項(xiàng)目階段創(chuàng)建"十大"已知的重要風(fēng)險(xiǎn)清單，將其張貼在團(tuán)隊(duì)可以看到的地方。在整個(gè)項(xiàng)目過程中，堅(jiān)持定期評審并且更新。 

（7）闡明變動(dòng)控制程序 

    項(xiàng)目計(jì)劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細(xì)考慮所有變動(dòng)再加以最后確定。決策者簽署項(xiàng)目文件后，讓項(xiàng)目再出現(xiàn)未經(jīng)審核的變動(dòng)是非常冒險(xiǎn)的。雖然新信息始終圍繞技術(shù)項(xiàng)目流動(dòng)，保持要求的穩(wěn)定性對項(xiàng)目成功至關(guān)重要。 

    未經(jīng)管理的變動(dòng)會導(dǎo)致日程偏離和預(yù)算問題。每個(gè)變動(dòng)都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風(fēng)險(xiǎn)。有效的變動(dòng)管理流程中，所有變動(dòng)都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動(dòng)。有效控制變動(dòng)的另一項(xiàng)要求是確保負(fù)責(zé)變動(dòng)流程的人員有權(quán)推行自己的決定。變動(dòng)評審者必須在項(xiàng)目中有足夠的參與度，以有效了解變動(dòng)可能產(chǎn)生的積極和消極影響。