一、合同管理的主要任務(wù)

    合同管理是項目管理的核心，合同管理是工作始終貫穿于項目管理的全過程。合同管理任務(wù)是相當(dāng)復(fù)雜、繁重的。可分兩個階段：

    1、合同簽訂前：

    （1）對招標(biāo)文件進行分析和合同文本審查，并作出相應(yīng)的分析報告，對合同的風(fēng)險性及可以取得的利潤作出評估。

    （2）進行工程合同的策劃，如分包合同策劃，解決各合同之間的協(xié)調(diào)問題。并對分包合同進行審查。

    （3）為工程預(yù)算、報價、合同談判和合同簽訂提供決策的信息、建議、意見等，對合同修改進行法律方面的審查，配合企業(yè)制定報價策略，配合合同談判。

    2、合同簽訂后：

    （1）建立合同實話的保證體系，以保證合同實話過程中的一切日常事務(wù)性工作有秩序地進行，使工程項目的全部合同事件處于控制中，保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。

    （2）對合同實話情況進行跟蹤；收集合同實施的信息，收集各種工程資料，并作出相應(yīng)的信息處理，將合同實話情況與合同分析資料進行對比分析，找出其中的偏離，對合同履行情況作出診斷，提出合同實話方面的意見、建議，甚至警告。

    （3）進行合同變更管理。主要包括：參與變更談判，對合同變更進行事務(wù)性處理，落實變更措施，修改變更相關(guān)的資料，檢查變更措施的落實情況。

    （4）日常的索賠和反索賠工作。

    二、目前合同管理存在的主要問題

    1、合同法律環(huán)境不好。一是我國建筑、合同法律體系還不夠完善，部分法律條文不夠嚴(yán)謹(jǐn)，有漏洞可鉆。二是有法不依的現(xiàn)象十分嚴(yán)重、執(zhí)法不嚴(yán)的問題時有發(fā)生。2001年4月建設(shè)部組織對在建的大中型房屋建筑工程和市政基礎(chǔ)設(shè)施進行專項檢查，在169項受檢工程中，不同程度存在違法違規(guī)的項目共109項，占全部檢查項目的64.5%。

    2、業(yè)主行為不規(guī)范。目前建筑市場競爭十分激烈，業(yè)主常常提出比較苛刻的合同條件，而承包商迫于生計不得不接受。有些承包商希望進行嚴(yán)格的合同管理，但在實際工作中往往由于業(yè)主的不規(guī)范行為難以實施。

    3、合同管理意識淡薄。主要表現(xiàn)在：（1）不習(xí)慣按合同辦事。出現(xiàn)問題不找合同，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，或者請客送禮。即使是正當(dāng)?shù)乃髻r也不能理直氣壯的提出。（2）不設(shè)立合同管理部門。大多數(shù)項目管理機構(gòu)都未設(shè)立合同管理部門，缺乏可行的有效的合同管理體系和具體的操作流程，不能對工程進行及時的跟蹤和有效的動態(tài)合同管理。

    4、缺乏有效的分包合同管理。目前，我國缺乏統(tǒng)一的分包合同示范文本?？偝邪毯透鲗I(yè)分包商之間及各分包商之間經(jīng)營因合同界面不清，責(zé)權(quán)、利不明確，而互相推諉，影響工程建設(shè)的順利進行。特別是土建和水電、設(shè)備安裝之間的交叉施工，扯皮更多。

    5、不重視合同文本分析。合同訂立時缺乏預(yù)見性，缺少對合同文本的分析。在工程實施過程中常常因為缺少某些重要的條款、缺陷和漏洞多、雙方對條款的理解有差異以及合同風(fēng)險預(yù)估不足等問題而發(fā)生爭執(zhí)。

    6、專業(yè)的合同管理人才匱乏。合同管理和索賠是高智力型的、涉及全局的，又是專業(yè)性、技術(shù)性強、極為復(fù)雜的管理工作，對合同管理人員的素質(zhì)要求很高。管理人才的匱乏，極大的影響了我國合同管理水平的提高。[NextPage]

    三、對策與建議

    1、加強合同管理意識。施工企業(yè)必須加強合同意識，重視合同管理，要從思想上真正意識到合同的重要性，強調(diào)按合同要求施工，而不僅僅是按圖施工。但是，意識的形成是一項長期的工作，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視這項工作，常抓不懈。可以經(jīng)常舉辦學(xué)習(xí)班、講座等方式，提高全員的合同管理意識。

    2、建立以合同管理為核心的組織機構(gòu)。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)建立合同管理組織，使合同管理專業(yè)化。如在組織機構(gòu)中設(shè)立合同管理工程師、合同管理員，并具體定義合同管理人員的地位、職能，合同管理的工作流程、規(guī)章制度，確立合同與成本、工期、質(zhì)量等管理子系統(tǒng)的界面，將合同管理融入施工項目管理全過程中。

    例如，美國凱撒公司的施工項目管理組織機構(gòu)。其中合同部是與工程部相平等的管理部門，同時對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，這樣使項目經(jīng)理能夠及時準(zhǔn)確的了解工程的種種情況，從整體上把握工程的順利進行。但是合同部和工程部的相對獨立又不利于合同部對整修合同履行情況的跟蹤和及時反饋，使信息的采集滯后，影響了對合同的控制。因此，本文建議應(yīng)建立以合同管理為核心的項目管理組織機構(gòu)。

    3、明確合同管理的工作流程。對建立的組織機構(gòu)，必須明確與之相應(yīng)的工作流程。

    對于一些經(jīng)常性工作，如圖紙批準(zhǔn)程序、工程變更程序、分包商的索賠程序、分包商的帳單審查程序，材料、設(shè)備、隱蔽工程、已完工程的檢查驗收程序、工程進度付款帳單的審查批準(zhǔn)程序、工程問題的請示報告程序等，應(yīng)規(guī)范工作程序，使大家有章可循，合同管理人員也不必進行經(jīng)常性的解釋和指導(dǎo)。

    4、制定必要的合同管理工作制度。為保障管理流程的順利實話，制定必要的工作制度是十分必要的。

    （1）合同交底制度。合同簽訂以后，合同管理人員必須對各級項目管理人員和各工作小組負(fù)責(zé)人進行合同交底，組織大家學(xué)習(xí)合同，對合同的主要內(nèi)容作出解釋和說明，使大家熟悉合同中的主要內(nèi)容、各種規(guī)定、管理程序，了解承包人的合同責(zé)任和工程范圍。

    （2）責(zé)任分解制度。合同管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將各種合同事件的責(zé)任分解落實到各工作小組或分包商，使他們對各自的工作范圍、責(zé)任等有詳細(xì)的了解。通過層層合同責(zé)任分解，層層合同責(zé)任落實到人，使各工程小組都能盡心盡職，共同完美的實施合同。

    （3）每日工作報送制度。信息是合同工程師的眼睛。建立每日工作報送制度，要求各職能部門必須將西部門第工作情況及未來一周的工作計劃報送到合同管理工程師處，使其及時掌握工程信息，從而能夠及時對已經(jīng)發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的種種上問題作出決定。

    （4）進度款的審查批準(zhǔn)制度。目前工程進度款的申報通常都是由成本核算部門提出的，成本核算人員往往對現(xiàn)場及合同情況不很熟悉，不能將費用索賠的全部項目及時納入當(dāng)月付款要求中。而能否及時要求索賠，是索賠成功的關(guān)鍵要素之一。因此建議建立工程進度款的審查批準(zhǔn)制度，由合同管理工程師從合同的角度對進度款進行審查。

    5、重視合同文本分析。合同是雙方可以自由協(xié)商合同內(nèi)容。而合同一經(jīng)簽訂，便具有了約束力，雙方必須遵照執(zhí)行。因此，為了避免日后的糾紛，必須重視合同文本分析。分析主要包括兩個方面：

    （1）合法性分析。包括：當(dāng)事人（發(fā)包人和承包人）是否具備相應(yīng)資格；工程項目是否已具備招標(biāo)投標(biāo)、簽訂和實話合同的一切條件，特別是是否具備種類批準(zhǔn)文件；招標(biāo)投標(biāo)過程是否符合法定的程序；合同內(nèi)容是否符合合同法和其他各種法律的要求。鑒于建設(shè)工程合同的復(fù)雜性，建議雙方應(yīng)盡量進行公證。

    （2）完備性分析。包括：包括：構(gòu)成合同文件的種種文件（特別是環(huán)境、水文地質(zhì)等方面的說明文件和技術(shù)設(shè)計文件，如圖紙，規(guī)范等）是否齊全；合同條款是否齊全，對各種問題的規(guī)定有沒有遺漏；合同用詞是否準(zhǔn)確，有無模棱兩可或含義不清處；對工程中可能出現(xiàn)的不利情況是否有足夠的預(yù)見性。對此，建議應(yīng)盡量采用或參考親自施工合同示范文本訂立合同。

    6、重視合同變更管理。合同變更在工程實踐中是非常頻繁的，變更意味著索賠的機會，氫在工程實施中必須加強管理。合同管理工程師應(yīng)該記錄、收集、整理所涉及到的種種文件，如圖紙、各種計劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對變更部分的內(nèi)容進行審查和分析。

    在實際工作中，變更必須與提出索賠同步進行，待雙方達成一致以后，再進行合同變更。很多承包人往往不重視變更管理，對業(yè)主要求的變更無條件服從，導(dǎo)致工作做了卻無法獲得賠償。

    7、加強分包合同管理。我國還沒有專門的分包合同示范文本。這就要求合同管理人員在訂立分包合同時要充分考慮工程的實際情況，劃清合同界面，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)。同時合同管理人員還需要建立分包合同檔案，對分包范圍和部位進行動態(tài)跟蹤管理。

    8、重視合同管理人才的培養(yǎng)。合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規(guī)；精通合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋；熟悉合同履行和工程索賠管理；熟悉工程造價和會計帳務(wù)；為了與國際接軌，還要能夠閱讀和翻譯英文合同文本。

    我國不乏優(yōu)秀的技術(shù)人員，但是合同管理人員匱乏。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)當(dāng)從優(yōu)秀的工程技術(shù)人員中挑選一部分具有潛力的年輕人，送到高校接受二次職業(yè)培訓(xùn)，以使我國在應(yīng)對入世的3－5年內(nèi)迅速擁有自己的合同管理人員。