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IT項(xiàng)目招投標(biāo)的二維分析法

IT項(xiàng)目特點(diǎn)

    汀項(xiàng)目以其實(shí)施的低成功率越來越引起大家的關(guān)注:到底是什么原因引起汀項(xiàng)目的失敗?原因有很多,但其中一個重要的原因就是汀項(xiàng)目本身的特點(diǎn)所引起的,那就是汀項(xiàng)目需求往往不夠清晰、項(xiàng)目實(shí)施過程的隱蔽性、項(xiàng)目可交付物的抽象性。正是IT項(xiàng)目的這些特征,使得汀項(xiàng)目從前期論證到中期實(shí)施都體現(xiàn)出“摸著石頭過河”的特點(diǎn)。很多汀項(xiàng)目在實(shí)施的過程中都會體現(xiàn)出需求頻繁變更、工期緊張、質(zhì)量低劣等特點(diǎn),造成的后果是實(shí)施IT項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員加班加點(diǎn)、疲于奔命;服務(wù)提供方的老板救火頻頻;而最要命的是客戶方不滿意程度一直在上升……。一個項(xiàng)目下來,簡直是幾敗俱傷,沒有任何一方對項(xiàng)目的結(jié)果感到滿意。究其原因,很大程度上就是項(xiàng)目前期的論證工作不充分。簡單地講,就是做了不該做的項(xiàng)目。項(xiàng)目還沒有真正啟動時,就注定要成為一個失敗的項(xiàng)目,后續(xù)階段即使投入再多,也乏回天之力。

    “百人現(xiàn)象”  中國目前的IT行業(yè)是所謂的“買方市場”,IT企業(yè)往往為了幾十萬元的訂單都打得頭破血流,更不用說百萬元、千萬元的大單了,其中的“殺手锏”就是價格戰(zhàn)。假如企業(yè)不能在項(xiàng)目前期進(jìn)行充分論證,就盲目參加招投標(biāo),過分樂觀地沉醉于“又簽下一筆大單”的盲目喜悅中,最后的結(jié)果就相當(dāng)危險了,其中就有一個發(fā)人深省的“百人現(xiàn)象”。筆者有機(jī)會接觸了國內(nèi)IT行業(yè)的許多公司,對許多尚處于快速成長期的IT公司來講,規(guī)模達(dá)到百人左右、年?duì)I業(yè)額達(dá)到千萬元數(shù)量級是公司管理層孜孜以求的目標(biāo)。殊不知,這正是一個危險地帶。對于規(guī)模較小的汀企業(yè)來講,比如三四十人的規(guī)模,拿到一個千萬元的大單幾乎是天上掉餡餅的事情。而如果到了百人規(guī)模左右,則獲得這樣訂單的機(jī)會就會有,不幸的是,這種項(xiàng)目在很多情況下卻演變?yōu)椤按呙?xiàng)目”!因?yàn)轫?xiàng)目成本過高,公司入不敷出,只能艱難度日,許多公司正是被這些“催命項(xiàng)目”逼上了絕路。

    怎樣才能盡可能避免這種情況?那就是量力而行,做自己能做的事情。但正如前面所討論的汀項(xiàng)目的特點(diǎn),汀項(xiàng)目很多時候(尤其是前期)都是看不見、摸不著的,怎樣能夠在項(xiàng)目前期就清晰地得出做與不做一個項(xiàng)目的理由呢?筆者試圖通過介紹業(yè)界的一種量化論證方法,以期拋磚引玉,共同探討降低IT項(xiàng)目風(fēng)險的方法。

    是否去投標(biāo)

    對于很多汀項(xiàng)目來說,做或不做有時看起來很難判斷,尤其是角色和職責(zé)可能都會對最后形成的結(jié)果產(chǎn)生影響。單純從銷售的角度看,可能會覺得做項(xiàng)目多多益善,通常銷售的提成與項(xiàng)目的簽約額成正比;而財務(wù)可能比較關(guān)注項(xiàng)目盈利的狀況如何;技術(shù)可能會關(guān)心有沒有實(shí)現(xiàn)不了的技術(shù)障礙或者是不是技術(shù)含量過低等。下面所示的某IT公司的兩維分析法是投標(biāo)前可行性分析方法的一種。通過這種兩維分析,可以相對量化、直觀地去判斷要不要去參加一個項(xiàng)目的招投標(biāo)。

    1.風(fēng)險和機(jī)會總評價

    如下頁圖所示,兩維分析法分別從做項(xiàng)目所面臨的風(fēng)險和機(jī)會兩個角度去分析是否去參加一個項(xiàng)目的招投標(biāo)活動。

    風(fēng)險和機(jī)會的分布值均設(shè)定為0到100,所以整個平面被分為四個區(qū)域:分別是第1區(qū)(低風(fēng)險低回報)、第Ⅱ(高風(fēng)險低回報)、第Ⅲ區(qū)(高風(fēng)險高回報)和第Ⅳ區(qū)(低風(fēng)險高回報)。從理論上講,大家都傾向于選擇位于第Ⅳ區(qū)的項(xiàng)目(低風(fēng)險高回報)。但是在市場競爭的前提下,這種情況不太可能出現(xiàn),倒是更多地會集中于其他幾個區(qū)域。如圖所示,兇代表對一個潛在項(xiàng)目評價后它的具體位置,從圖上可以看到它位于第111區(qū)(高風(fēng)險高回報)。此時應(yīng)該認(rèn)定去參加此項(xiàng)目的招投標(biāo)嗎?通常的情況是組織要根據(jù)自己的歷史經(jīng)驗(yàn)去判斷。例如圖中所示的曲線將整個區(qū)域劃分為兩部分,曲線上半部分意味著組織可以參加招投標(biāo);而曲線下半部分則意味著最好放棄。通過這樣直觀的方式,就可以將相對模糊的判斷變得清晰起來。

  注:曲線的繪制要根據(jù)組織自身的項(xiàng)目信息積累和分析給出。
 
    2.風(fēng)險分類評價

接下來,再分析如何根據(jù)風(fēng)險和機(jī)會分析計(jì)算項(xiàng)目具體的數(shù)值(也即因的具體位置)。首先來分析風(fēng)險的計(jì)算過程(風(fēng)險值決定了因的橫坐標(biāo)值)。此處將項(xiàng)目面臨的風(fēng)險分為十個大的類別,分別是:①客戶承諾;②需求定義;③工期設(shè)置;④復(fù)雜程度;⑤項(xiàng)目工期;⑥相關(guān)經(jīng)驗(yàn);⑦標(biāo)書響應(yīng);⑧技術(shù)能力;⑨文化沖突;⑩項(xiàng)目經(jīng)理。

    針對給出的10個風(fēng)險類別,再依次評價每個風(fēng)險對于項(xiàng)目的影響程度、風(fēng)險評級,然后計(jì)算每個風(fēng)險對應(yīng)的數(shù)值,再經(jīng)過兩次加權(quán),最后計(jì)算在百分值的風(fēng)險規(guī)模下項(xiàng)目對應(yīng)的風(fēng)險數(shù)值。具體過程如下:

    ①單一風(fēng)險分值:影響程度x
風(fēng)險評級。
    ②計(jì)算所有風(fēng)險分值之和Z。
    ③風(fēng)險加權(quán)得分:Z x 100/(影D向程度之牙口x 4)。

    說明:公式③中影響程度之和乘以4是因?yàn)轱L(fēng)險區(qū)分為4個級別(1、2、3、4),4是風(fēng)險的最高級別,如果每項(xiàng)風(fēng)險都為4,二次加權(quán)后的風(fēng)險值即為最高值100。類似地,后續(xù)機(jī)會的算法也采用相同的方式,不再贅述。
    即得到風(fēng)險二次加權(quán)得分為  69.44。
    具體數(shù)值如表1所示。


而每項(xiàng)風(fēng)險都需要考慮兩項(xiàng)指標(biāo):影響程度和風(fēng)險評級。影響程度通常是根據(jù)每個項(xiàng)目的特點(diǎn)而進(jìn)行相對權(quán)重的調(diào)整,一般情況下為2到5之間;例如在表1的例子中,“客戶承諾”、“需求定義”相對重要,所以影響程度設(shè)為5;而“標(biāo)書響應(yīng)”相對次要,所以設(shè)為2。

對于風(fēng)險評級,則要根據(jù)具體的項(xiàng)目參照組織標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)定,本文給出的例子中風(fēng)險評級都采用四級評價法。因?yàn)槠P(guān)系,重點(diǎn)討論IT項(xiàng)目常見的三項(xiàng)風(fēng)險的風(fēng)險評級內(nèi)容,其他幾項(xiàng)不做重點(diǎn)介紹。

    (1)客戶承諾。
    客戶承諾對于項(xiàng)目的成功有著至關(guān)重要的影響,通常是通過客戶對于資源的承諾、關(guān)鍵人員的參與、充足的預(yù)算等方面體現(xiàn)出來。具體分為四種情況,而每種情況即對應(yīng)相應(yīng)的風(fēng)險評級:
    ①客戶對于項(xiàng)目有充足的預(yù)算并有關(guān)鍵的人員參與。
    此種情形的客戶往往有比較雄厚的財力,例如金融、電信等行業(yè)的客戶。對這類型的客戶來說,資金通常并不是大問題。另外,如果項(xiàng)目足夠重要,客戶方的高層會充分參與。
    ②客戶對于項(xiàng)目有充足的預(yù)算但缺乏關(guān)鍵的、有影響力的人員參與。
    客戶雖然對于項(xiàng)目的預(yù)算充足,但項(xiàng)目的重要性不夠(從客戶的角度)或者客戶方本身的組織結(jié)構(gòu)決定了客戶不具備對項(xiàng)目有足夠影響力的人員參與。
    ③客戶方指定了相關(guān)的人員配合或參與項(xiàng)目的工作,但客戶對此項(xiàng)目的預(yù)算不足或沒有預(yù)算。
    ④客戶對于欲啟動的項(xiàng)目既無相關(guān)的人員配合,也無相應(yīng)的預(yù)算。

   一個IT項(xiàng)目是否能夠成功,很大程度上取決于客戶對項(xiàng)目的態(tài)度。這也就是為什么在實(shí)施IT項(xiàng)目時很多都要爭取“一把手”項(xiàng)目,因?yàn)橹挥性谶@種情況下預(yù)算和人員才會相對充分。而如果客戶方是第三種或第四種情況,那作為開發(fā)商或服務(wù)提供商就非常被動了,對于后兩種情形不定期得警惕相關(guān)的情形:有些客戶往往用所謂的“后續(xù)相目”作為幌子,希望能夠得到服務(wù)提供商提供的服務(wù):有的則以“示范項(xiàng)目”,說明后續(xù)項(xiàng)目的回報是如何如何地可觀。

    如表1中所示的風(fēng)險級別為3,就說明客戶的預(yù)算不充分,典型的情況就是政府行業(yè)的項(xiàng)目。他們往往會講,今年的預(yù)算已經(jīng)做完了,明年考慮你們吧,你們也得體諒我們啊!遇到這種情況也得三思而后行,謹(jǐn)防演變?yōu)椤按呙?xiàng)目”!許多客戶實(shí)際上扮演著“IT公司殺手”的角色,盡管他們的本意并非如此。

    (2)需求定義。
    需求定義的方式往往是引起IT項(xiàng)目各種問題的總根源??蛻舻男枨笫欠衩鞔_、客戶的需求是否能夠和日常的工作相結(jié)合,以及項(xiàng)目需求能否真正和客戶的業(yè)務(wù)保持一致,都會對項(xiàng)目有著最直接的影響。典型的表現(xiàn)方式就是客戶的需求變更。因?yàn)樵趪鴥?nèi)IT行業(yè)大多數(shù)項(xiàng)目(尤其是軟件內(nèi)容為主的項(xiàng)目)都是固定總價合同,所以一旦出現(xiàn)需求變更,對項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)往往都會產(chǎn)生負(fù)面的沖擊。對于需求定義也區(qū)分為四種方式:

    ①由開發(fā)商或服務(wù)提供商為客戶提供需求。[NextPage] 
    此種情形雖然是開發(fā)商最希望出現(xiàn)的情形,但實(shí)際項(xiàng)目中卻是鳳毛麟角。個中原因是客戶極少愿意完全聽從別人的指導(dǎo),讓開發(fā)商告訴他們自己的業(yè)務(wù)應(yīng)該如何去做。

    ②開發(fā)商指導(dǎo)客戶完善客戶需求。
    雖然很難達(dá)到第一種情形,但現(xiàn)在越來越多的開發(fā)商和服務(wù)提供商試圖努力做到“比客戶更了解自己的業(yè)務(wù)”。例如對于電信等飛速發(fā)展的行業(yè)而言,客戶在很多情形下自己不能夠完全把握未來的業(yè)務(wù)需求。此時如果開發(fā)商兼有提供服務(wù)和業(yè)務(wù)咨詢的能力,當(dāng)然會得到客戶認(rèn)可了。所以現(xiàn)在看到很多汀公司都在委托獵頭公司為自己招聘有經(jīng)驗(yàn)的行業(yè)專家,行業(yè)專家也越來越成為IT公司打單時手中的王牌。

    ③客戶自己提出業(yè)務(wù)需求,但開發(fā)商沒有充分參與。
    此種情形對于相對成熟的業(yè)務(wù)來講比較典型,例如稅務(wù)、醫(yī)療、金融等行業(yè)。因?yàn)闃I(yè)務(wù)相對成熟且比較穩(wěn)定,客戶通常對自己的需求把握比較充分,因而能夠提出完整的需求,但對于開發(fā)商或服務(wù)提供商來說,通常意味著一個熟悉和學(xué)習(xí)客戶需求的過程。

    ④客戶沒有成文的需求。
    當(dāng)然第四種情形最為可怕。對于沒有成文需求的客戶,他們往往不能完全將自己的業(yè)務(wù)需求描述清楚。或者本來他們的業(yè)務(wù)需求就不完事,甚至出現(xiàn)相互矛盾或相互沖突的情形?,F(xiàn)實(shí)中看到的這種類型的客戶還有一個特點(diǎn)就是對開發(fā)商的期望過高,他們往往會有這樣的潛臺詞:“我是說不清自己的需求,但是你們得能提出來呀,你們提出來我來評價,你們提出來我確認(rèn)需求?!庇龅竭@種類型的客戶一定得有足夠的心理準(zhǔn)備:因?yàn)樗麄兺瑫r還有另外一個派生的特點(diǎn),他們的業(yè)務(wù)不斷地在調(diào)整!有可能的話,爭取簽署期限較短的合同吧。

    評價客戶可能的需求定義方式非常重要。一方面,我們看到客戶對于開發(fā)商是非常挑剔的,而另一方面開發(fā)商或服務(wù)提供商對于客戶則往往是“逆來順受”,以客戶為上帝嘛!客戶是上帝當(dāng)然沒錯,可是對于和什么樣的客戶打交道,一定得做到事先心里有數(shù),否則項(xiàng)目簽單后悔莫及!至少應(yīng)該在合同簽署時對于客戶的各種行為嘗試加以相應(yīng)的約束和引導(dǎo)。

    (3)工期設(shè)置。
    IT項(xiàng)目的工期和汀項(xiàng)目的需求一樣,也充滿了不確定性。通常工期的設(shè)置應(yīng)首先考慮到客戶業(yè)務(wù)的需要,再結(jié)合實(shí)際項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度,最后得到一個合理的進(jìn)度。但汀項(xiàng)目的特殊之處在于很難確切地告訴客戶工期到底是多少,因?yàn)殚_發(fā)商自己心里也沒底。這就是麻煩所在了。
如果我們到農(nóng)貿(mào)市場去買西紅柿,能經(jīng)常聽到下面的對話:

“來五斤西紅柿!”
“一斤兩塊錢,正好十元?!?BR>“我買五斤呢,一塊五一斤給我吧!”
 “得,您是今兒第一個買主,一塊八一斤!”
“好,那您得給足分量嘍!”
 “您一百個放心吧!”

做項(xiàng)目和買菜的相似之處在于都有買賣的雙方。但I(xiàn)T開發(fā)商或服務(wù)提供商的苦惱是不能確切知道做項(xiàng)目的成本到底是多少,例如工期也可以看做是一種成本。即便是這種情況,作為開發(fā)方也應(yīng)該爭取主動,盡可能地在確定項(xiàng)目工期方面占據(jù)主導(dǎo)地位。在兩維分析法中對項(xiàng)目工期的設(shè)置也區(qū)分為四個風(fēng)險級別。

    ①由開發(fā)商或服務(wù)提供商設(shè)置項(xiàng)目的工期。
    取決于開發(fā)商和客戶的相對地位,如果客戶對于開發(fā)商和服務(wù)提供商完全信任,則有可能出現(xiàn)這樣的情形。

    ②客戶和開發(fā)商共同設(shè)定項(xiàng)目的工期。
    這種情形在實(shí)際項(xiàng)目中比較多一些。雙方討論或者是討價還價后確定一個都能接受的工期。許多開發(fā)商在給客戶提供工期時往往流于簡略,最常見的方式就是“根據(jù)我們做(了這么多)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),我們建議工期應(yīng)該是八個月”。其實(shí)這種做法沒有足夠的說服力,最好引入對客戶相對透明的工期計(jì)算方法,這樣客戶的認(rèn)可程度要好一些。

    ③工期由客戶設(shè)定,但如果項(xiàng)目延期的話,不至于招致項(xiàng)目的延期罰款。此種情形也比較多??蛻糁饾u也接受了這樣的事實(shí),“IT項(xiàng)目的延期一點(diǎn)都不奇怪”。
    ④工期由客戶設(shè)定,如果項(xiàng)目延期,則會引起項(xiàng)目的延期罰款(客戶說到做到)。
    此種情形很少,但如果有類似的情況發(fā)生,那是很大的麻煩!項(xiàng)目賺不賺錢還不一定呢,先被罰掉了不少錢。

    所以工期的設(shè)置方式對于項(xiàng)目未來的成敗也至關(guān)重要。與其他行業(yè)比較,世界范圍內(nèi)的汀項(xiàng)目都在大幅度地延期。所以對于項(xiàng)目工期的設(shè)定一定要爭取主動,不能單純地為了迎合客戶,種下苦果,給項(xiàng)目設(shè)置不可能完成的目標(biāo)。

  3.機(jī)會分類評價
  介紹了風(fēng)險分類評價,這部分對機(jī)會的分類進(jìn)行介紹。機(jī)會的計(jì)算過程與風(fēng)險類似(機(jī)會值決定了因的縱坐標(biāo)值)。此處將項(xiàng)目面臨的機(jī)會也分為十個大的類別,分別是:①戰(zhàn)略方向;②產(chǎn)品銷售;③項(xiàng)目收入;④利潤目標(biāo);⑤客戶潛力;⑥競爭對手;⑦銷售成本;⑧售前資源;⑨合作伙伴;⑩綜合評價。對于機(jī)會的評價和算法與風(fēng)險的評價和算法比較相似,參見表2。

    結(jié)論

    通過上文對于招投標(biāo)二維分析法的介紹,IT公司可以對照自己的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的修改。因?yàn)榇颂幩榻B的招投標(biāo)二維分析法具有特定的應(yīng)用環(huán)境,如果國內(nèi)的企業(yè)直接搬用這樣的方法,可能不完全適用。但是可以借鑒它的思路,例如評價從機(jī)會和風(fēng)險兩個方面進(jìn)行,然后每個方面又設(shè)定10項(xiàng)指標(biāo)。對于指標(biāo)設(shè)定可以根據(jù)組織的情況進(jìn)行調(diào)整,例如五種、七種等。畢竟它是一種將定性判斷轉(zhuǎn)變?yōu)槎颗袛嗟姆绞?,不用特別苛求它的精確程度。而對于每一項(xiàng)指標(biāo)的級別設(shè)定又應(yīng)該和組織的實(shí)際情況結(jié)合。例如它將項(xiàng)目的收入額度劃分為100萬美元以下、100萬到300萬美元、300萬到1000萬美元、1000萬美元以上。如果直接套用可能不適用。組織可以根據(jù)自己完成項(xiàng)目的情況,采取“中間大、兩頭小”的方式,有可能超過500萬元人民幣就已經(jīng)是上限了。

    許多汀公司感到招投標(biāo)量化評價的困難在于沒有歷史數(shù)據(jù)作為比對的基準(zhǔn),一方面應(yīng)該盡可能早地積累數(shù)據(jù);另一方面,其實(shí)可以借助于評價已經(jīng)完成的項(xiàng)目獲取歷史數(shù)據(jù),這樣效果可能還要更好些(因?yàn)橐呀?jīng)知道了項(xiàng)目的真實(shí)結(jié)果)。

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