核電工程文件質(zhì)量控制方法

　　核電工程建設(shè)是一個(gè)周期長、業(yè)務(wù)復(fù)雜的重大工程項(xiàng)目，其文件類型豐富、數(shù)量龐大，本文從探討核電工程文件前端質(zhì)量控制重要性出發(fā)，介紹核電工程文件通信渠道控制、文件編審批流程控制、分發(fā)與保密控制、變更控制、時(shí)效性控制、承包商文件提交質(zhì)量控制及文件元數(shù)據(jù)控制等質(zhì)量控制方法，為探索核電工程文件質(zhì)量控制體系建設(shè)提供參考。

　　文件作為一種確定的意志是為滿足業(yè)務(wù)目的在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中按一定規(guī)則加以制作產(chǎn)生，業(yè)務(wù)活動(dòng)開展種類決定文件種類，業(yè)務(wù)范圍延伸促使文件管理延伸。文件是機(jī)構(gòu)的信息血脈，文件的管理是企業(yè)滿足法規(guī)遵從性的基本要求，文件的流程重組是提高企業(yè)生產(chǎn)和管理效率的引擎，文件管理也是企業(yè)科學(xué)決策的基礎(chǔ)。隨著法治社會(huì)的推進(jìn)，企業(yè)也逐漸形成“基于證據(jù)治理”之路，可見文件控制是業(yè)務(wù)控制的基本手段，文件審查是業(yè)務(wù)審查的基本方法。核電因其特殊的行業(yè)性質(zhì)，文件流轉(zhuǎn)效率在很大程度上影響著工程進(jìn)度，文件流轉(zhuǎn)質(zhì)量影響核安全，因此核電工程文件質(zhì)量控制顯得極為重要。

　　一 、核電工程文件控制的重要性

　　核電建設(shè)是一個(gè)周期長、投資大、涉及范圍廣的工程，它包括項(xiàng)目前期、工程設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維修、退役等階段，每個(gè)階段都有著嚴(yán)格、完善的質(zhì)量控制要求以確保核安全及相關(guān)活動(dòng)達(dá)到“有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人檢查、有據(jù)可查”的管理要求。對(duì)記錄進(jìn)行控制以保證質(zhì)保記錄的正確性和可追溯性，對(duì)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、更新、收集和保存進(jìn)行控制和管理，形成核電文件管理和質(zhì)量控制體系。

　　核電文檔管理部門是文件質(zhì)量控制的責(zé)任主體，必須建立嚴(yán)密的規(guī)則和系統(tǒng)來完成這一使命。承包商與業(yè)主之間每天需要大量的文件流轉(zhuǎn)，文檔管理部門是企業(yè)各業(yè)務(wù)部門與各承包商、外部單位之間雙向文件流轉(zhuǎn)控制的橋梁，同時(shí)將接收和分發(fā)的各種文件向現(xiàn)場(chǎng)文件庫及本企業(yè)檔案館進(jìn)行歸檔，在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)向業(yè)主檔案館移交。

　　二、 核電工程文件控制主要方法

　　通信渠道管控。通信渠道是業(yè)主在與各個(gè)承包商簽訂合同后建立的一種用于雙方通信的渠道，該渠道由業(yè)主文檔部門按照規(guī)則負(fù)責(zé)建立和維護(hù)，所有該合同范圍內(nèi)的雙方來往文件都必須按照通信渠道規(guī)則進(jìn)行，通信渠道由發(fā)文單位、收文單位代碼和流水號(hào)組成。通信渠道管理給核電工程文檔管理帶來了諸多好處，第一、便于將不同承包商的文件區(qū)分開，這種按照收文和發(fā)文單位分類與以職能、機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)的文件檔案分類法相適應(yīng)，便于竣工檔案驗(yàn)收等后續(xù)工作;第二、通信渠道的收發(fā)文單位位置可將業(yè)務(wù)分為收文業(yè)務(wù)和發(fā)文業(yè)務(wù)，對(duì)管理帶來方便;第三、通信渠道流水號(hào)的連貫性可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件是否有丟失，便于文件一致性核查工作開展，確保歸檔移交環(huán)節(jié)的文件完整性。

　　文件編審批控制。文件的編制、審查和批準(zhǔn)控制是文件質(zhì)量控制的重要方法，不同文件的編寫格式、元數(shù)據(jù)項(xiàng)和模板等方面存在差異，因此文件的編制必須按照一定的規(guī)則和程序來完成，文件編制水平是文件質(zhì)量的基準(zhǔn)。文件審查包括政策標(biāo)準(zhǔn)性審查、技術(shù)性審查，是文件內(nèi)容質(zhì)量控制的手段;文件的質(zhì)保審查是指核電質(zhì)保部門對(duì)文件的法規(guī)符合性、一致性、可操作性及邏輯性等方面的審查。文件批準(zhǔn)人必須是部門經(jīng)理或經(jīng)理級(jí)授權(quán)人員。

　　文件分發(fā)與保密控制。文件的分發(fā)范圍根據(jù)業(yè)務(wù)部門的需求制定和維護(hù)，分發(fā)范圍根據(jù)“需要才知悉、限定最小范圍”的原則制定，可以第一時(shí)間將文件傳遞給直接主辦人同時(shí)也閱知與此文件有關(guān)的人，提高文件的流轉(zhuǎn)效率，也起到保密防范的作用。公司流轉(zhuǎn)的文件按照類型不同進(jìn)行密級(jí)控制管理，有密級(jí)的文件按照保密流程執(zhí)行，對(duì)文件的保密控制以免企業(yè)的安全、利益和穩(wěn)定遭受損失，是核電工程文件安全與風(fēng)險(xiǎn)控制重要手段。

　　文件變更控制。文件編制完成后，經(jīng)過一段時(shí)間現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐和使用，會(huì)因各種原因需要對(duì)原文件進(jìn)行變更，其變更包括升版和狀態(tài)變更，文件的變更直接影響到核電站機(jī)組的工程建設(shè)和安全運(yùn)行，變更文件必須按規(guī)定的程序進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，必須把文件的修改實(shí)際情況迅速通知所有有關(guān)人員和單位，以防止使用過時(shí)的或者不合適的文件造成損失。文件版本是判別文件準(zhǔn)確性醒目標(biāo)識(shí)，文件狀態(tài)是決定文件功效性的重要標(biāo)示，對(duì)變更（版本、狀態(tài)）控制顯得非常重要。

　　承包商文檔培訓(xùn)和檢查。承包商的文檔培訓(xùn)和檢查是保證承包商提交文件和竣工檔案質(zhì)量的重要管理手段，核電建設(shè)涉及的承包商數(shù)量多，水平不一，對(duì)承包商的文檔培訓(xùn)是提高整體文檔業(yè)務(wù)水平的有效途徑，文檔檢查注重承包商文檔日常業(yè)務(wù)開展情況檢查，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和隱患，進(jìn)而提高文件管理質(zhì)量。

　　文件元數(shù)據(jù)控制。文件元數(shù)據(jù)記錄文件特征及其管理狀況的變化，主要用于描述文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程。元數(shù)據(jù)管理是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制的基本單元，也是核電文檔全程管理的重要基礎(chǔ)。核電工程文件產(chǎn)生環(huán)節(jié)的承包商或業(yè)主業(yè)務(wù)部門提交文件時(shí)，必須填寫元數(shù)據(jù)，文檔人員在收發(fā)文時(shí)對(duì)文件元數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，在歸檔環(huán)節(jié)進(jìn)一步完善歸檔需要的元數(shù)據(jù)。

　　三、總結(jié)

　　核電工程文件質(zhì)量控制是實(shí)現(xiàn)全程管理的重要保障，全程管理要求在文件生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)文件進(jìn)行掌控。文件生命周期的后續(xù)階段將直接繼承前期管理中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，一旦在文件形成階段存在的質(zhì)量缺損后續(xù)修復(fù)將是巨大甚至不可實(shí)現(xiàn)，邏輯歸檔要求檔案對(duì)文件的繼承性進(jìn)一步體現(xiàn)前端控制的基礎(chǔ)作用。因此核電工程文件質(zhì)量控制包括了前段質(zhì)量控制盒全程質(zhì)量控制，核電工程文件質(zhì)量控制體系的形成是核電質(zhì)量、安全體系的重要方面，因此對(duì)核電工程文件質(zhì)量控制的研究顯得極為重要。