中國人民銀行海口中心支行開展檔案數(shù)字化工作

為了加快實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，方便檢索和提供利用,近年來，人民銀行?？谥行闹兄铝τ跈n案信息庫建設(shè)和檔案的數(shù)字化工作。2018年伊始，自主開展文書檔案數(shù)字化工作。

一、積極行動，迅速部署。為深入開展好檔案數(shù)字化工作，人民銀行?？谥行闹蓄I(lǐng)導(dǎo)高度重視，多次開會研究此項工作，并批示由辦公室牽頭負責(zé)數(shù)字化和檔案移交工作。辦公室接到任務(wù)后，與相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)討論協(xié)商，迅速成立了檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，研究落實檔案數(shù)字化和檔案移交的各項工作操作程序，派人到省檔案局參觀學(xué)習(xí)，組織人員擬定檔案數(shù)字化加工方案，籌備前期工作，形成了自上而下，分工協(xié)作，齊抓共管的檔案工作格局。

二、按數(shù)字化方案，布置實施前期工作。檔案數(shù)字化加工工作方案被批準(zhǔn)后，開始著手實施。一是主動與省檔案局聯(lián)系溝通，發(fā)一份文書檔案移交公函，得到了省檔案局的大力支持和幫助，并免費安裝《海南省電子公文管理系統(tǒng)》，免費作檔案數(shù)字化加工的培訓(xùn)，為?？谥行闹凶龊脵n案數(shù)字化工作奠定了基礎(chǔ)。二是人員需求配備，從下屬機構(gòu)抽調(diào)人員參與數(shù)字化加工工作，并送往省檔案局進行檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，上崗前，對參與人員進行安全保密教育，確保檔案實體和信息安全，為檔案數(shù)字化做好了準(zhǔn)備。三是對加工場地進行安全布置，確保檔案實體安全。四是設(shè)備配置。根據(jù)《海南省電子公文管理系統(tǒng)》的要求，實施配置了4臺電腦，3臺快速掃描儀和一臺掃大紙張的高速掃描儀，組成一個小的局域網(wǎng)絡(luò)，為檔案數(shù)字化加工提供了可靠的硬件和物質(zhì)保障。五是保持與省檔案局構(gòu)通，在數(shù)字化加工過程中，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決，確保檔案數(shù)字化項目順利進行。

三、按標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范操作流程。對數(shù)字化加工流程及標(biāo)準(zhǔn)等都做了部署，保證數(shù)字化項目按規(guī)范程序執(zhí)行。根據(jù)操作流程，分檔案掃描、數(shù)據(jù)錄入、拆裝訂等3個小組分工負責(zé)。檔案掃描組負責(zé)掃描方式、色彩模式、分辨率、掃描登記及圖像處理、糾偏、去污、裁邊處理，圖像文件的命名和掛接等工作，是檔案數(shù)字化加工的重點工作；該組的同志，嚴(yán)格按照國家檔案局《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（da/t31）的要求執(zhí)行，掃描、圖像處理、裁邊處理等有38，172頁數(shù)，已成功掛接檔案 2814件；數(shù)據(jù)錄入組，按照《檔案著錄規(guī)則》（da/t18）等要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段和內(nèi)容要求，如有錯誤或不規(guī)范的文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等都進行及時修改。數(shù)據(jù)目錄錄入 6024條；拆裝訂組主要是去除裝訂物，避免影響掃描工作。由于數(shù)字化的檔案都是時間比較久遠了，紙張發(fā)黃易破損，該組的同志做好出入庫登記，在拆封時都非常小心翼翼，較好地處理了拆裝訂 679卷，確保實體檔案裝訂完好無損，檔案出庫和歸庫帳目相符。

檔案數(shù)字化把檔案信息化、現(xiàn)代化落到實處，大大提高了工作的效率。