江蘇常熟：數(shù)智經(jīng)辦打造電子化加工廠

近年來，江蘇省常熟市社保中心切實抓好電子檔案管理工作，以“數(shù)智經(jīng)辦”為契機，同步謀劃和開展電子檔案建設(shè)工作，在江蘇省人社一體化信息平臺中構(gòu)建完善業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，以子系統(tǒng)的形式有機銜接檔案管理和業(yè)務(wù)經(jīng)辦，建設(shè)“檔案電子化加工廠”，實現(xiàn)全省人社檔案信息資源的集中、統(tǒng)一、完整、規(guī)范、安全有效管理，進(jìn)一步促進(jìn)社保經(jīng)辦數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，提升社保服務(wù)經(jīng)辦效能。

電子化變革增量檔案查詢更便捷

近日，常熟市某供應(yīng)鏈管理有限公司因單位勞動糾紛，需要調(diào)閱員工于某的退工停保花名冊?！氨疽詾闃巧蠘窍乱軆商藱n案室才能查閱經(jīng)辦檔案，沒想到窗口經(jīng)辦人員了解我的需求后，直接為我打印了檔案，大大提升了工作效率。”該公司人事經(jīng)理說。

通過對原有檔案流程進(jìn)行深入分析，常熟市社保中心從業(yè)務(wù)實際出發(fā)，再造業(yè)務(wù)材料歸檔流程、歸檔范圍、歸檔方式，將網(wǎng)辦過程中提交的電子材料及經(jīng)辦過程中高拍儀拍攝的業(yè)務(wù)材料等經(jīng)辦信息同步生成電子檔案，無需人工歸檔，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案一體化。

原先基層人社平臺的業(yè)務(wù)檔案需定期送至市社保中心入庫管理，現(xiàn)在辦事人員無需市鎮(zhèn)兩級往返，實現(xiàn)收集、組卷、移送、審核全流程線上辦理。目前，養(yǎng)老、工傷等85項社保業(yè)務(wù)可以直接生成電子檔案，2022年以來已生成電子檔案1537卷，紙質(zhì)檔案較往年減少50％。

標(biāo)準(zhǔn)化加工存量檔案保管更智能

“這是我多年前的參保減員材料。我找了很久都沒找到，沒想到社保中心電腦里就有，輸入我的姓名就找到了，真是太感謝了！”近日，外地參保人員李先生臨近退休，單位審核檔案時發(fā)現(xiàn)缺少常熟的離職證明。由于時間久遠(yuǎn)、單位人事幾經(jīng)變更等原因，李先生翻閱了大半天仍未找到。2022年年底，隨著最后一卷機關(guān)事業(yè)存量檔案數(shù)字化加工順利完成，江蘇省人社一體化系統(tǒng)上線過渡期的2065卷機關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案全部實現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)型，群眾的社保檔案無一遺漏進(jìn)入電腦數(shù)字庫，使保管更安全、查詢更方便。

為滿足人民群眾便捷高效查詢檔案的需求，常熟市社保中心對2014年10月起至2021年底的所有機關(guān)事業(yè)社會保險庫存業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化加工，把群眾最關(guān)心的重要業(yè)務(wù)手續(xù)，如參保、轉(zhuǎn)移、退休等作為整理首選，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案整理、目錄編制、掃描加工、數(shù)據(jù)掛接、裝訂入庫，共編制電子化檔案目錄3024條、案卷全文25萬余頁，將2065卷紙質(zhì)檔案全部實現(xiàn)電子化，進(jìn)一步提高檔案查詢效能。

常態(tài)化開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)更規(guī)范

“我們建立了《檔案管理檢查制度》，針對業(yè)務(wù)檔案、電子檔案、財務(wù)檔案、文書檔案歸檔情況開展常態(tài)化日常檢查，通過歸檔自查、組卷必查、科室抽查、管理互查等檢查形式，對檔案進(jìn)行全方位體檢，形成閉環(huán)管理。”常熟市社會保險基金管理中心主任朱冬良介紹。

常熟市社保中心建立起業(yè)務(wù)經(jīng)辦和檔案管理深度融合機制，用電子檔案實時在線歸檔的要求倒逼業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，用標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化。

此外，該中心組建專職檔案員隊伍，完善兼職檔案員制度，開展系統(tǒng)化培訓(xùn)，詳細(xì)講解檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，并對省人社一體化平臺歸檔流程、查詢方法進(jìn)行現(xiàn)場實操指導(dǎo)，培訓(xùn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、科室的兼職檔案管理員50余人。

該中心搭建業(yè)務(wù)交流群，解答疑難問題，加強日常指導(dǎo)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。2022年以來，該中心共檢查檔案135份，涉及22項業(yè)務(wù)，相關(guān)問題均已整改完畢，有效提高檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化水平。（李佳敏）