我的主要的客戶之一，一個(gè)國(guó)際化的工程公司，決定用定購(gòu)或開發(fā)一個(gè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，使得上層的管理者們有足夠的關(guān)于項(xiàng)目的信息的方法，來(lái)避免錯(cuò)誤的傳達(dá)信息導(dǎo)致的項(xiàng)目無(wú)法正常進(jìn)行。傳統(tǒng)上看，工程師和項(xiàng)目經(jīng)理們與他們上層的管理者以及一些功能性的部門，在項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)上沒(méi)有充分的溝通。他們堅(jiān)信項(xiàng)目是他們的責(zé)任，他們有權(quán)利自己處理好。此外，那些功能性的部門總是不樂(lè)意或者沒(méi)有時(shí)間給工程師們提供相關(guān)的信息。這種環(huán)境總會(huì)造成工程的延遲，超過(guò)預(yù)算或者質(zhì)量低下。

    問(wèn)題的征兆

    以下的癥狀讓我們意識(shí)到了實(shí)施項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的必要性：

    在信息采集的系統(tǒng)分析中有很多需要控制的東西

    ·沒(méi)有一個(gè)專用的系統(tǒng)來(lái)整合時(shí)間，預(yù)算，范圍，質(zhì)量的目標(biāo)。
    ·工程時(shí)常是超時(shí)。超過(guò)預(yù)算, 或質(zhì)量很低。
    ·為了克服信息的缺乏，經(jīng)理們?cè)诠緝?nèi)部建立了另一個(gè)同樣的項(xiàng)目組織，浪費(fèi)了金錢，時(shí)間，精力。
    ·項(xiàng)目經(jīng)理/團(tuán)隊(duì)無(wú)法報(bào)告準(zhǔn)確的項(xiàng)目在時(shí)間，預(yù)算，剩余工作量上的狀況。
    這就是我們?yōu)槭裁礇Q定使用這種改革的發(fā)展的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)：

    ·確定我們需要什么
    ·把目前的狀況和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要我們達(dá)到的建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)加以比較。
    ·在我們需要什么和已經(jīng)擁有什么之間建立溝通。
    
    尋找問(wèn)題的答案
    
    我們所研究的這些癥狀，指出了很多問(wèn)題：

    ·我們需要什么樣的信息來(lái)充實(shí)我們的計(jì)劃，組織并控制我們的項(xiàng)目？
    ·我們應(yīng)該與其他合作者之間分享什么樣的信息？
    ·在公司內(nèi)部，我們需要其他項(xiàng)目組中與我們項(xiàng)目相關(guān)的什么信息？
    ·我們需要什么樣的信息來(lái)調(diào)整我們項(xiàng)目與公司其他項(xiàng)目的活動(dòng)？
    ·擁有準(zhǔn)確的，及時(shí)的，相關(guān)的，信息的代價(jià)是什么？
    ·現(xiàn)有的信息適合我們作出決定嗎？
    ·我們是不是有太多的數(shù)據(jù)，而缺少實(shí)際的信息？
    ·項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對(duì)這個(gè)項(xiàng)目真的有用嗎？

    改進(jìn)的目標(biāo)

    我也認(rèn)為新的系統(tǒng)能更好的改善項(xiàng)目管理的進(jìn)程。這意味著我們需要盡早地聲明我們改善的目標(biāo)是什么，以便于我們能夠在系統(tǒng)的建立階段根據(jù)這些目標(biāo)來(lái)制定系統(tǒng)的需求。我認(rèn)為新系統(tǒng)的改進(jìn)目標(biāo)應(yīng)該有以下幾點(diǎn)：

    ·使得項(xiàng)目組有能力去確認(rèn)或者隔離項(xiàng)目重大變化的來(lái)源，確定項(xiàng)目進(jìn)展脫離計(jì)劃的原因。
    ·為了確認(rèn)已完成的工作和正在進(jìn)行的工作，允許項(xiàng)目組追蹤工作包裹的情況
    ·以提供基本工作包來(lái)源和工作時(shí)間的形式，幫作工作組管理項(xiàng)目進(jìn)程。
    ·能夠與遺留下來(lái)的信息系統(tǒng)很好的兼容。
    ·幫助項(xiàng)目組在時(shí)間，預(yù)算，質(zhì)量基線上預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)。
    ·告訴項(xiàng)目組需要實(shí)施的新的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，什么時(shí)候開始實(shí)施以及為什么要實(shí)施。
    ·于工作分類結(jié)構(gòu) (WBS)結(jié)合, 工作分類結(jié)構(gòu)可以在整個(gè)項(xiàng)目生產(chǎn)周期中提供工作包狀態(tài)報(bào)告。這些報(bào)告包括了工作包的識(shí)別，與價(jià)格代碼和時(shí)間表相結(jié)合，獨(dú)立地反映工作狀況。

    重新設(shè)計(jì)項(xiàng)目管理進(jìn)程

    我們分析了現(xiàn)存的管理進(jìn)程并且認(rèn)為這不足以解決商業(yè)問(wèn)題，或者適應(yīng)改善目標(biāo)。因而，需要做出改變。我們不得不花可觀的時(shí)間開發(fā)記錄新的進(jìn)程。

    在我們確認(rèn)的信息需求和現(xiàn)有的項(xiàng)目管理進(jìn)程以及方法之間存在著很大的隔閡。因此我們需要開發(fā)一個(gè)數(shù)量可觀的項(xiàng)目管理的程序。我們建立八個(gè)程序的目錄。以下是一部分列表以及程序目錄：

    項(xiàng)目定義的程序
    ·初步的評(píng)估
    ·技術(shù)規(guī)范的準(zhǔn)備
    ·開始回顧

    估計(jì)程序和控制費(fèi)用
    ·由下而上的評(píng)估準(zhǔn)備
    ·費(fèi)用的控制
    ·費(fèi)用的反饋

    程序的時(shí)間安排
    ·計(jì)劃編制術(shù)語(yǔ)表
    ·項(xiàng)目里程碑

    人力資源管理程序
    ·代碼程序

    采購(gòu)管理程序
    ·選擇廠商
    ·評(píng)價(jià)廠商

    材料管理程序
    ·發(fā)送材料
    ·目錄管理
    ·質(zhì)量保證檢驗(yàn)
    ·廠商數(shù)據(jù)

    文件管理程序
    ·數(shù)字系統(tǒng)
    ·分配輪廓
    ·文件結(jié)構(gòu)

    結(jié)合PMIS與其他的數(shù)據(jù)系統(tǒng)的程序
    ·數(shù)據(jù)詞典

    在這個(gè)文章中，我們已經(jīng)確認(rèn)了系統(tǒng)的需求，問(wèn)題的先兆，問(wèn)題的考慮，改善的目標(biāo)，以及基礎(chǔ)構(gòu)造的需求（人工程序的術(shù)語(yǔ)）來(lái)實(shí)現(xiàn) PMIS。在以后的文章中，我們將會(huì)擴(kuò)展我們的對(duì)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的定義,描述合作者需要的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的主要部件，以及獲得的方法。